Seguridad operativa: roles y cajas en comercio
Por Martín Coll, co-fundador y CTO de Commercy
Cuando se habla de seguridad en software, casi todos piensan en hackers y contraseñas robadas. Pero en un comercio con empleados, buena parte de los problemas del día a día pasan en el mostrador: un descuento que no correspondía, una venta mal cobrada o una diferencia de caja que nadie sabe explicar.
Para eso no alcanza con que el sistema "ande rápido": hacen falta controles operativos que cuiden al dueño y al empleado honesto. En este artículo contamos qué herramientas tiene Commercy para comercios con equipo y varias sucursales, y cómo se configuran.
Roles por empleado: cada uno accede a lo que necesita
Si todos los empleados comparten un usuario de administrador, cualquiera puede cambiar un precio antes de cobrar o ver información que no le corresponde. En Commercy cada integrante del equipo tiene su propio usuario y un rol con permisos específicos.
Commercy trae roles predefinidos que podés usar tal cual o ajustar, y también podés crear roles propios:
- Cajero: abre turno, cobra, registra clientes y aplica los descuentos que su rol tenga habilitados. No puede cambiar precios ni ve los reportes generales del negocio.
- Encargado: opera su sucursal, gestiona turnos, precios y la parte administrativa. Si lo limitás a una sucursal, no ve las demás.
- Almacenero: trabaja con stock, depósitos y pedidos, sin acceso a la base de clientes.
- Contador: accede a contabilidad, gastos, reportes y Libro IVA, sin acceso al punto de venta ni al inventario.
- Administrador (dueño): control total sobre la configuración, los precios, los usuarios y los reportes.
| Permiso (roles por defecto) | Cajero | Encargado | Contador | Dueño |
|---|---|---|---|---|
| Cobrar en el mostrador | Sí | Sí | No | Sí |
| Modificar precios | No | Sí | No | Sí |
| Ver reportes del negocio | No | Sí | Sí | Sí |
| Ver el costo de compra | Configurable | Configurable | No | Sí |
Cierre ciego de caja
Uno de los controles más efectivos en un mostrador es el cierre ciego.
En una caja tradicional, al cerrar el turno la pantalla le muestra al cajero cuánto debería haber. Si cuenta de más, sabe cuánto sobra; si falta, sabe cuánto tiene que "acomodar".
En Commercy, los roles sin permiso para ver el esperado, como el Cajero por defecto, cierran a ciegas:
- El cajero cuenta el efectivo y carga lo que tiene en la caja.
- El sistema nunca le muestra el monto esperado ni la diferencia.
- Commercy calcula el esperado (apertura, ventas en efectivo, ingresos y retiros) y la diferencia.
- Si hay diferencia, el cierre queda en una cola de aprobación para que la revise y apruebe quien tenga permiso, por ejemplo el encargado o el dueño.
Cada cierre queda registrado con fecha, hora y usuario. Si después cambia un pedido de ese turno, el sistema recalcula el esperado y la diferencia vuelve a quedar pendiente de aprobación.
Historial de cambios: quién hizo qué
Cuando aparece una irregularidad, la pregunta es siempre la misma: ¿quién hizo este cambio y cuándo? En Commercy quedan registrados:
- Cambios en pedidos: cada edición de un pedido (ítems, precios, datos) y cada cambio de estado, incluidas las cancelaciones, con el usuario, la fecha y el valor anterior y nuevo.
- Movimientos de caja: cada ingreso o retiro de efectivo guarda quién lo hizo y el motivo.
- Movimientos de stock: cada ajuste guarda el usuario que lo hizo.
En el plan Ultra, la sección de Equipo suma una pestaña de Auditoría para revisar ese historial.
Varias sucursales desde un mismo panel
Con varios locales, desde el panel ves las ventas de cada sucursal y los turnos abiertos en tiempo real, sin esperar planillas por WhatsApp a la noche. Para ver cómo funciona con varios locales, mirá gestión de sucursales y los planes y precios.
Preguntas frecuentes sobre seguridad operativa
¿Un cajero puede ver cuánto factura mi negocio en total?
Con el rol de Cajero por defecto, no: no tiene acceso a los reportes ni a las estadísticas del negocio. Además podés limitar qué pedidos ve cada rol: solo los propios, los de los vendedores o todos.
¿Qué pasa si un empleado deja de trabajar en el comercio?
Desde el panel lo desactivás y sus sesiones abiertas se cortan en el momento. Si solo querés obligarlo a entrar de nuevo, cambiarle la contraseña también cierra sus sesiones.
¿El sistema me avisa si hay un faltante de caja?
No manda una alerta automática. Los cierres con diferencia quedan marcados y pendientes de aprobación, y quien tenga permiso ve el detalle: apertura, cobros, retiros y la diferencia entre lo declarado y lo esperado.
¿Puedo limitar a qué sucursales accede cada empleado?
Sí. Cada usuario tiene sus sucursales habilitadas, y podés darle acceso temporal a otra cuando lo necesites.